Das ewige Streben nach Selbstorganisation 1: Aufgaben

Aufgaben, Termine und Kontakte dürften noch immer die wichtigsten persönlichen Informationen sein. Diese Informationen im Griff zu haben, ist das grundlegende Element zur Selbstorganisation. Dabei habe ich gelernt, dass es von Zeit zu Zeit notwendig ist, mit alten Gewohnheiten (oder veralteter Software) abzuschließen und sich neu zu orientieren. Nicht selten taucht dabei der Wunsch nach noch mehr Funktionen, noch mehr Möglichkeiten auf – was bisweilen zum Overkill führt. Daher versuche ich mich alternativ gerne am „Downsizing“ und versuche, mich auf das wesentliche zu konzentrieren. In diesem Beitrag möchte ich kurz auf die von mir verwendete Software zur Verwaltung von Aufgaben eingehen.

Zur Aufgaben-Verwaltung am iMac und auf iPhone/iPad habe ich in den vergangenen Jahren die App 2Do verwendet – zuletzt aber mit immer weniger Ambition. Einer der Gründe, warum ich nach Appigos „Todo“ dieses Programm einsetzte, war die iCloud-Synchronisation mit der Apple-eigenen Datenbank für „Erinnerungen“. Damals war es die einzige App, die dieses bot. Der Vorteil davon ist, dass Erinnerungen am iPhone per Sprachbefehl eingegeben werden können, man die systemeigenen Benachrichtigungsfunktionen verwenden kann, alle Daten auch in der Wolke ansehen und ändern kann und im Falle eines Falles die Informationen auch mit den mitgelieferten Programmen öffnen kann. Der Nachteil von 2Do ist aber, dass es keine automatische Synchronisation im Hintergrund gibt. Jede Änderung muss durch einen eigenhändig ausgelösten Sync-Prozess auf die anderen Geräte verteilt werden, was immer wieder zu fehlenden Erinnerungen führte. Außerdem machte die Synchronisation in letzter Zeit immer mehr Fehler bis hin zur völligen Funktionslosigkeit. Ein Problem, dass die Macher von 2Do kennen und offenbar angehen wollen: „Hi, we have spotted some similar sync bugs too. We’ll try to sort it out ASAP in coming weeks probably. As one of our staff members experience this too we might be able to tackle this bug quickly.“ schreibt der Support am 8. August.

Für mich war es Zeit, weiterzuziehen und neues auszuprobieren. Von den Vorteilen der Apple-eigenen Datenbank wollte ich nicht abrücken und daher schieden die meisten Apps aus. Die originale Reminders-App bietet aber einfach zu wenige Anzeige-Filter, um gezielt und auf einen Blick bestimmte Aufgaben anzeigen zu lassen. Glücklicherweise bietet die Software GoodTask genau das, was ich suchte – oder zumindest den besten Kompromiss. Ich möchte dieses kleine Programm daher empfehlen, das es für OSX und iOS gibt und das ein paar wirklich gute Features bietet. Die Erinnerungen können als Überblick über sämtliche (oder einzelne) Listen angezeigt werden oder alternativ nach Tag, Woche oder Monat gefiltert. Darüber hinaus kann ich mir zum jeweils gewählten Zeitraum die vorhandenen Kalendereinträge anzeigen lassen, um zu validieren, ob an diesem Tag die Erledigung von Aufgaben mit Terminen kollidiert. Man kann gezielt unterminierte Aufgaben, sich wiederholende Aufgaben oder solche mit bestimmter Priorität anzeigen lassen. Mit einfachsten Mitteln können „Tags“ an die Aufgaben gehängt werden, um solche Erinnerungen, die zwar zu verschiedenen Listen gehören, aber andere verbindende Eigenschaften haben, zu filtern. Und, und, und …

Fazit: Die App ist sehr übersichtlich und klar gestaltet und das beste: Sie synchronisiert automatisch, im Hintergrund und fast ohne Zeitverzögerung! Sie bietet über die systemeigene App „Erinnerungen“ hinaus nützliche zusätzliche Funktionen, ohne überladen zu sein. Einziges Manko: Meine Lieblingsfunktion – Aufgaben einen Zeitraum zur Erledigung zuzuordnen (statt eines fixen Termins, am besten mit Uhrzeit und Alarm) – bietet auch diese App nicht. Falls Sie mal über eine vernünftige Task-App mit dieser Funktion stolpern, sagen Sie bitte bescheid!